Moni organisaatio aloittaa datan jalostamisen laskentataulukoilla. Eikä siinä ole mitään vikaa. Laskentataulukot ovat erittäin nopeita, joustavia ja monelle tuttuja työkaluja, jolla saa ratkaistua monia asioita nopeasti. Ne toimivat hyvin siihen asti, kun tietoa on vähän ja niiden ääressä työskentelee yksi tai kaksi ihmistä.
Mutta kun tiedon määrä kasvaa, käyttäjiä tulee lisää ja laskentataulukosta tulee hiljalleen pieni järjestelmä itsessään, mutta ilman kunnollista rakennetta, omistajuutta tai hallintaa. Tiedostot elävät omaa elämäänsä. Yksi versio löytyy sähköpostista, toinen verkkolevyltä, kolmas kollegan koneelta ja viimeisin ehkä jostain Teams-keskustelun liitteestä. Jokainen tekee parhaansa, mutta silti kukaan ei ole aivan varma, mikä on se oikea versio.
Tämä ei ole poikkeustilanne, vaan tämä on monessa tiimissä ihan tavallista arkea. Juuri siinä kohtaa alkaa tapahtua jotain olennaista: tekeminen hidastuu, virheiden mahdollisuus kasvaa ja kokonaiskuva alkaa kadota. Tieto ei ole enää päätöksenteon tukena vaan siitä tulee hidaste.
Miten tällaista tilannetta voi helpottaa?
Me törmäämme aiemmin kuvattuun tilanteeseen todella usein asiakkaidemme kanssa. Siksi me emme ajattele, että ensimmäinen askel olisi iso järjestelmäuudistus. Usein paras tapa päästä liikkeelle on pysähtyä sen äärelle, missä arki tuntuu raskaimmalta ja rakentaa ratkaisu juuri siihen kohtaan.
Yksi näkymä ei tarkoita kaikkea kattavaa teknologiaa. Se tarkoittaa, että oleellinen tieto saadaan näkyviin yhdestä paikasta, selkeästi ja ajantasaisesti. Ei hajautettuna eri tiedostoihin, ei muistin varaan, eikä vain yhden ihmisen takataskuun. Kun kaikki katsovat samaa näkymää, mutta näkevät sen omasta roolistaan käsin, syntyy selkeyttä ilman että tekemistä täytyy muuttaa.
Esimerkiksi jos aiemmin myynnin tiedot olivat yhdessä laskentataulukossa, hinnastot toisessa ja asiakaskohtaiset muistiot kolmannessa, nyt ne voidaan koota yhteen käyttöliittymään, josta tieto löytyy suodatettuna ja ajantasaisena heti kun sitä tarvitaan. Ilman puhelinsoittoja, sähköpostiketjuja tai varmistelua.
Hyödynnetään esimerkkinä järjestöä, jossa jäsenorganisaatioiden osallistumistiedot ja raportointivelvoitteet ovat ripoteltuina eri paikkoihin. Kun nämä kootaan yhteen näkymään, jokainen osapuoli voi tarkastella omaa tilannettaan ilman, että taustatiimin tarvitsee koostaa sitä erikseen. Työaikaa vapautuu ja luottamus tietoon kasvaa.
Nämä ovat vain yksittäisiä ratkaisuja ja ajatuksia ongelmista. Tähän kohtaan voisi listata monia ongelmia, mutta me olemme tarvittaessa apuna sanoittamaan ongelman selkeämmäksi.
Miten laskentataulukoista voi luopua käytännössä?
Hyvä alku on tarttua yhteen taulukkoon, jota moni ihminen käyttää usein ja joiden parissa aiheutuu eniten epävarmuutta. Mieti, mitä tietoa siihen oikeasti kirjataan ja miten sen pitäisi näkyä, jotta jokainen löytäisi sen helposti ja ajantasaisesti. Tarkoituksena ei ole rakentaa kaikkea uusiksi, vaan helpottaa arkea tietyssä kohtaa prosessia. Kun tämä toimii, on helpompaa viedä sama ajattelu myös muihin vaiheisiin.
Tällaiseen ongelmanratkaisuun ei ole valmista pakettia, vaan se rakennetaan juuri sen mukaan, miten työ teillä etenee. Usein ensimmäinen versio on hyvin pieni ja juuri siksi yleensä todella tehokas. Kun ensimmäinen näkymä on käytössä ja siitä saadaan hyöty irti, sitä on vaivatonta laajentaa tarvittaessa.
Yhteen näkymään siirtyminen ei siis tarkoita teknologian vaihtamista, vaan sitä, että kaikki hyödyllinen ja tekemistä tukeva tieto saadaan käyttöön ilman manuaalisia vaiheita.
Me uskomme, että tietoa ei pitäisi joutua etsimään. Sen pitäisi olla siellä, missä sitä tarvitaan ilman ylimääräistä työtä. Usein se alkaa siitä yhdestä näkymästä, joka muuttaa arjen sujuvammaksi jo ensimmäisestä päivästä alkaen.
