Valmisohjelmistot näyttävät paperilla usein houkuttelevilta ratkaisuilta. Ne ovat nopeasti käyttöönotettavissa, niissä on valmiiksi kuvattuja toimintoja ja lupaukset ovat yleensä suoraviivaisia. Ratkaisu on lisäksi heti käytettävissä ja toimii ”yleisiin tarpeisiin”. Mutta monimutkaisemmassa toimintaympäristössä, jossa on monta tiimiä, eri vaiheita, muuttuvia tilanteita ja ulkopuolisia vaatimuksia, nämä lupaukset alkavat jossain vaiheessa murentua.
Valmisohjelmisto on aina tehty tiettyä ratkaisua varten. Ohjelmistoon on rakennettuna oletus siitä, miten työ etenee, missä järjestyksessä asiat tapahtuvat, kuka tekee mitä ja missä muodossa tiedot liikkuvat. Tämä voi toimia hyvin ympäristössä, jossa kaikki on vakioitua. Mutta todellisuudessa arjessa työ ei etene niin suoraviivaisesti joka organisaatiossa. Tulee poikkeuksia, tilanteet muuttuvat ja tieto tulee useasta lähteestä usein sellaisessa muodossa, jota järjestelmä ei tunnista eikä osaa käsitellä.
Valmisohjelmiston vahvuus on nimensä mukaisesti sen valmius, mutta juuri siksi se ei myöskään taivu silloin, kun tilanne poikkeaa siitä, mihin se on suunniteltu. Tämä johtaa siihen, että järjestelmästä tulee ennemmin este kuin työkalu.
Ongelma ei ole siinä, etteikö valmis ohjelmisto olisi teknisesti hyvä. Usein se on testattu, huolella rakennettu ja muilla asiakkailla hyvin toimiva. Mutta se ei ole välttämättä rakennettu juuri teidän tilanteeseenne.
Mistä tietää, ettei valmisratkaisu ehkä riitä?
Jos työympäristössä on useita tiimejä, poikkeuksia käsitellään säännöllisesti, tiedonlähteitä on useampi kuin yksi ja prosesseihin liittyy usein muuttuvia sääntöjä tai ulkoisia vaatimuksia, valmisratkaisu voi alkaa nopeasti rajoittaa tekemistä. Kannattaa tarkastella kriittisesti, kuinka usein joudutaan kiertämään olemassa olevaa järjestelmää tai täydentämään sen puutteita muilla välineillä. Jos nämä tilanteet toistuvat, se on merkki siitä, että työ vaatii enemmän joustavuutta kuin valmisratkaisu pystyy tarjoamaan.
Monimutkaisessa ympäristössä tarvitaan ratkaisu, joka ei yritä ennustaa kaikkea etukäteen, vaan joka lähtee liikkeelle nykyisestä tekemisestä. Järjestelmä, joka ei pakota työskentelyä tiettyyn muottiin, vaan seuraa mukana ja kehittyy tarpeen mukaan. Tällainen ratkaisu ei näytä valmiilta esittelykalvoilla, mutta se toimii silloin, kun sillä tehdään oikeaa työtä.
Me emme rakenna järjestelmiä valmiiksi ennen kuin tiedämme, mihin niitä oikeasti tarvitaan. Lähdemme liikkeelle kysymällä, missä kohtaa työssä tarvitaan tukea, ei missä kohtaa prosessi näyttää hyvältä kaaviossa. Kun ratkaisu rakentuu tästä ymmärryksestä, se ei tunnu vieraalta vaan luonnolliselta osalta arkea.
Siksi me emme tarjoa valmista ohjelmistoa. Tarjoamme tavan rakentaa ohjelmisto, joka ei ole valmis ennen kuin se on juuri teille räätälöity. Ja siksi se myös kestää mukana, vaikka toimintaympäristö muuttuisi.
