Viranomaiset ja järjestöt harvoin toimivat yksin. Tulos ei synny pelkästään oman organisaation sisällä, vaan siinä, miten yhteistyö toimii kentällä, jäsenorganisaatioissa, asiantuntijaverkostoissa ja kumppaniyrityksissä. Juuri siksi järjestelmien ei pitäisi olla vain sisäinen väline hallinnon tueksi vaan alusta, joka helpottaa vuorovaikutusta sidosryhmien välillä.
Silti arjessa vastaan tulee edelleen liian usein tilanne, jossa tieto on hajallaan, prosessit pyörivät käsin ja raportointi kasautuu yhdelle ihmiselle tai tiimille, jolla on muutenkin liikaa tehtävää. Yhteistyö yleensä sujuu, jos kaikki tuntevat toisensa ja muistavat, missä tiedosto oli ja kuka sitä on viimeksi päivittänyt. Mutta kun ihmiset vaihtuvat tai tiedon määrä kasvaa, alkaa tuntua siltä, että ollaan enemmän selvittelemässä kuin tekemässä.
Tällöin ongelma ei ole osaamisessa tai halussa kehittää. Ongelmana on se, että järjestelmät eivät tue tekemistä vaan ne jäävät ikään kuin oman organisaation seinien sisään, vaikka työ tapahtuu organisaatioiden seinien yli. Jokaisella osapuolella on oma tapa toimia ja tietoa liikkuu liian vähän tai liian paljon eikä välttämättä aina oikeaan suuntaan. Se on ymmärrettävää, mutta ei kovin kestävää, jos tavoitteena on vaikuttava ja läpinäkyvä toiminta.
Millaisia ratkaisuja viranomaiset ja järjestöt voivat hyödyntää toiminnassaan?
Me olemme päässeet rakentamaan ohjelmistoja, jotka eivät ole vain yhden organisaation sisäisiä välineitä, vaan aidosti jaettuja työkaluja. Olemme toteuttaneet ratkaisuja, jotka palvelevat suoraan jäsenorganisaatioita ja sen lisäksi kehittäneet myös täysin avoimia ohjelmistoja, joita kuka tahansa voi käyttää. Nämä ohjelmistot ovat luotu turvallisuuden parantamiseen sekä kustannuslaskentaan ilman kankeita, uudelleenladattavia Excel-tiedostoja.
Näitä samoja työkaluja hyödyntävät myös asiantuntijat omassa työssään, kun he keskustelevat jäsenyritysten kanssa tai tukevat päätöksentekoa eri tilanteissa. Järjestelmä ei siis toimi vain tiedon säilytyspaikkana, vaan konkreettisena välineenä, joka tukee yhteistyötä ja tuo asioita näkyväksi.
Pääset tutustumaan esimerkiksi SKAL:lille (Suomen Kuljetus ja Logistiikka SKAL ry) tehtyihin ratkaisuihin osoitteessa: https://skal.fi/wp-content/uploads/2025/01/Advancing-Responsible-Transport-Industry-SKAL-Configurator-Family-min.pdf
Kyse ei ole hienosta teknisestä ratkaisusta, vaan etenkin arjen selkeyttämisestä. Kun kaikilla on pääsy samaan tietoon, yhteistyö helpottuu automaattisesti. Vastuista tulee näkyviä, asiat etenevät nopeammin ja päätöksenteko perustuu siihen, mitä oikeasti tapahtuu, eikä siihen, mitä on muistettu kertoa tai kirjata.
Tällainen ohjelmisto ei jää yhden tiimin työkaluksi, vaan kokoaa ihmiset saman tiedon äärelle. Kun kaikilla on sama näkymä, ei synny turhia väärinkäsityksiä, yhteistyö helpottuu ja päätöksenteko selkeytyy.
Meidän tehtävämme on rakentaa juuri tällaisia työkaluja, ei valmiilla mallilla, vaan yhdessä asiakkaan kanssa ymmärtäen, miten juuri teidän ympäristössänne tiedon pitäisi liikkua. Kun järjestelmä tukee työntekoa, huomataan usein, että tämä ei ole vain hallinnan helpottamista vaan yhteistyön vahvistamista.
Asiakkaamme kommentit luodusta ratkaisusta:
”Steve the Clerkin kyky ymmärtää asiakkaan ongelmaa ja muotoilla tekninen ratkaisu asiakkaan tarpeita vastaavaksi on ainutlaatuista. Steve on kerta toisensa jälkeen ylittänyt odotukset ja pystynyt konfiguraattoriratkaisulla luomaan jotain enemmän, mitä projektilla lähdettiin tavoittelemaan. Steven henkilökunta on aidosti kiinnostunut löytämään parhaan ratkaisun asiakkaalle. Jos sovelluksiin tulee korjaustarpeita, vasteajat ovat erittäin lyhyet.”
”Kyse on aidosta kumppanuudesta, ei alihankintasuhteesta. Stevellä on halu ymmärtää syvällisesti asiakkaan liiketoimintaa, tarpeita ja tavoitteita. Asiakkaan ei tarvitse osata määritellä projektia yksin, vaan määrittelyn aikainen yhteistyö on taannut erinomaisia lopputuloksia.”
Petri Murto – Johtaja, asiantuntijapalvelut | Liiketoimintajohtaja, SKAL Kustannus Oy
