Finanssi- ja vakuutusalan ympäristössä ei virheille ole juurikaan tilaa. Tiedon pitää olla ajan tasalla, helposti tarkistettavissa ja läpinäkyvästi perusteltavissa. Samalla asiakkaat odottavat nopeaa palvelua, henkilökohtaisia ratkaisuja ja mahdollisimman sujuvaa asiointia ilman odottelua tai ylimääräisiä kerroksia.
Finanssi- ja vakuutusala on haastava kokonaisuus tiedonhallinnan kannalta
Tämän kaiken yhdistäminen ei ole niin yksinkertaista. Toiminta on tarkasti säänneltyä ja dokumentointi kuuluu lähes jokaiseen vaiheeseen. Usein tietoa käsitellään useissa eri järjestelmissä, eikä ne järjestelmät oikein keskustele keskenään. Kun asiakastiedot, riskiarviot, sopimusdokumentit ja taustalaskelmat ovat hajallaan eri paikoissa, syntyy helposti tilanteita, joissa kukaan ei näe koko kuvaa. Tieto ei liiku ajallaan, vastuu jää epäselväksi ja työ jää odottamaan jotakin, mitä kukaan ei osaa heti toimittaa.
Tällaisissa tilanteissa me olemme usein mukana. Monessa organisaatiossa käytetään edelleen laskentataulukoita vakavienkin prosessien tukena, koska olemassa olevat järjestelmät eivät taivu niihin erityistilanteisiin, joita käytännön työ tuo mukanaan ja siksi työtä tehdään päällekkäin. Asiakastiedot kirjataan ensin järjestelmään, sitten niitä käsitellään manuaalisesti taulukossa ja lopuksi tiedot kootaan vielä raportiksi eri käyttöön. Tämä ei ole poikkeustapaus ja tuottaa lisäksi paljon virheitä, kun tietoja joudutaan keräämään kopio-liitä toiminolla.
Järjestelmän ei pitäisi lisätä työtä vaan pikemminkin yhdistää sitä. Kun asiakaskohtaiset tiedot, prosessit ja päätöksenteon tarvitsemat taustatiedot saadaan näkymään samassa paikassa, monet vaiheet jäävät yksinkertaisesti tarpeettomiksi. Tieto ei katoa eikä hajaudu, vaan se on käytettävissä heti, niille, jotka sitä tarvitsevat. Näin ei tarvita erillistä kokoamista tai tuplakirjauksia. Päätöksenteko nopeutuu ja tieto on taas luotettavaa.
Toimintaa vastaava järjestelmä säästää aikaa.
Finanssi- ja vakuutusalalla sääntely ja raportointivelvoitteet vievät paljon aikaa. Jos järjestelmä pystyy tukemaan vaatimuksia automaattisesti osana normaalia tekemistä, niihin ei tarvitse suhtautua taakkana. Kun tieto kulkee prosessin mukana ja järjestelmä muistuttaa, varmistaa ja täydentää silloin kun pitää, ihmisen ei tarvitse tehdä kaikkea manuaalisesti. Näin vapautetaan aikaa, vähennetään virheitä ja parannetaan samalla laatua, koska huomio voidaan keskittää siihen, missä asiantuntemuksella on merkitystä.
Me rakennamme järjestelmiä, jotka mukautuvat työhön sen sijaan, että työ pitäisi mukauttaa järjestelmään. Tästä syystä ne toimivat erityisesti sellaisissa ympäristöissä, joissa standardiratkaisut eivät riitä tai tietoon täytyy pystyä luottamaan joka päivä niin asiakaspalvelussa, asiantuntijatyössä kuin johdon näkymissä.
Jos teillä on tunne, että työ vaatii tarkkuutta, sääntelyn hallintaa ja yhteistyötä yli tiimirajojen, mutta nykyiset välineet tekevät siitä raskaampaa kuin pitäisi, me voimme olla avuksi. Meidän tehtävämme on tehdä järjestelmästä osa sujuvaa arkea, ei lisäten kuormaa vaan keventäen sitä.
