Monissa organisaatioissa leviää kaoottinen viidakko erilaisia järjestelmiä, jotka eivät keskustele keskenään eivätkä ratko kaiken taustalla olevaa, todellista ongelmaa.
Uutta järjestelmää pohtiessa keskeistä onkin pysähtyä kysymään, mihin tarpeeseen sinun organisaatiosi oikeastaan uutta ratkaisua tarvitsee? Oletko varma, että tuo mielessäsi oleva tarve on se oikea taustasyy?
Usein ongelmien juurisyy jää näkemättä, vaikka oireet tunnetaan tarkasti
Organisaatiossa näkyvä oire ja sen todellinen juurisyy ovat harvoin sama asia.
Oireet moni tunnistaa tarkasti, koska ne haittaavat arkea käytännössä. Esimerkkioireita ovat esimerkiksi se, että tuotantoon tulee häiriöitä ja hidasteita, dokumentaatio on puutteellista tai asioiden selvittelyyn palaa aikaa. Erilaiset virheet toistuvat.
Juurisyy taas on se rakenteellinen perusongelma, josta nuo oireet kumpuavat, mutta usein se ei konkretisoidu arjen työssä samalla tavalla kuin yksittäiset oireet. Koska juurisyytä on vaikea nähdä, sitä myös harvoin korjataan.
Oireisiin kuitenkin laitetaan laastareita ahkerasti: luodaan esimerkiksi uusi Excel jonkun osaston yksittäiseen tarpeeseen, kehitetään vanhaa järjestelmää isolla rahalla johonkin suuntaan tai ostetaan kaiken päälle vielä yksi työkalu. Jokainen laastari ratkaisee hetken näkyvän vaivan, mutta ei sitä, mistä kaiken taustalla oleva vaiva johtuu.
Jokainen uusi, irrallinen järjestelmä lisää järjestelmäkokonaisuuden kompleksisuutta, integraatiomääriä sekä hidastaa työtä
Otetaan esimerkiksi erityisesti isoille organisaatioille tuttu tilanne, jossa eri osastot työskentelevät kukin oman teemansa tai liiketoiminnan osa-alueen ympärillä. Yksi osasto tarvitsee järjestelmiä omiin tarpeisiinsa – samoin myös toinen ja kolmas osasto tarvitsevat omat työkalunsa.
Tästä seuraa se, että vuosien ja vuosikymmenten myötä jokainen osasto siiloutuu omassa työssään keskeisten järjestelmien ja tietolähteiden äärelle, vaikka työntekijät pohjimmiltaan käyttäisivätkin työnsä perustana varsin samaa, liiketoiminnan keskeisintä aineistoa.
Yksittäistä osastoa palveleva järjestelmä siis ratkaisee ongelman tuolla nimenomaisella osastolla, mutta samalla se synnyttää helposti kymmenen uutta ongelmaa, kun se vaatii omat integraationsa, ylläpitonsa ja kehitystyönsä, jotta kaikki tieto saadaan liikkumaan muille sitä tarvitseville osastoille.
Alkaa olla melkoinen vyyhti.
Tämän vyyhdin seurauksena organisaatiossa on valtava määrä erillisiä järjestelmiä, joiden välillä tietoa kopioidaan paikasta toiseen. Tällaisen järjestelmäviidakon ylläpitäminen ja kehittäminen on sekä kallista että hidasta. Kaiken lisäksi vanhentuneista järjestelmistä on myös äärimmäisen haastava hankkiutua eroon. Vyyhti muuttuu upottavaksi juoksuhiekaksi, jossa kukaan ei oikein enää tiedä, miten työnteko saataisiin sujuvammaksi.
Tämän vuoksi yksittäinen nopea työkalu – oli se sitten ostettu järjestelmä tai itse koottu AI-agentti – ei yksin riitä mihinkään: edelleen se ratkaisee yhden oireen mutta lisää kokonaisuuden hajanaisuutta.
Lue myös: Tarvitaanko uusia järjestelmiä tai ohjelmistokehittämistä enää ollenkaan, eikö kaikki pian ratkea agenteilla?
Yleisin juurisyy arjen oireille ja työnteon ongelmille on tiedon hajanaisuus
Useimmissa organisaatioissa arjen ongelmien juurisyy on nimenomaan eri järjestelmissä ja tietolähteissä hajallaan oleva data.
Tiedon hajanaisuus ei kuitenkaan näy päältä päin samalla tavalla kuin yksittäinen, konkreettinen ja toistuva virhe. On helpompi havaita, että ”myynti tekee aina virheen tässä kohtaa”, kuin että ”meillä on muuten samaa tietoa monessa eri järjestelmässä, eikä sen tiedon käyttäminen arjessa suju”.
Kallein virhe koko ohjelmistohankkeessa on siis se, että kun uutta järjestelmää lähdetään määrittelemään, katsotaan olemassa olevia oireita ja vanhoja työtapoja, ja rakennetaan ratkaisu niiden ympärille.
Lopputulos on uusi järjestelmä, joka tekee asiat samalla tavalla kuin vanha, vain kalliimmin.
Tutustu referenssiin: Jyki Oy:n myynnin haasteet ratkesivat konfiguraattorilla: ”Tyytyväisemmät asiakkaat, virheettömämmin sujuva tuotanto ja parempi kannattavuus”
Mistä siis lähteä liikkeelle, jos ei halua monimutkaistaa oman organisaation järjestelmä- ja ohjelmistoinfrastruktuuria?
Käytännössä tarvitset vastauksen kysymykseen: miten hajautunut data saadaan hallittavaan muotoon?
Me Steve the Clerkillä olemme ratkaisseet ongelman niin, että yhdistämme, yhtenäistämme, mallinnamme ja rikastamme kaiken halutun datan yhteen paikkaan, Steve the Clerk HUBiin. Tämä mahdollistaa kaiken tärkeimmän tiedon käytettävyyden läpi organisaation tai vain halutuissa positioissa, halutulla tavalla.
Ajattele rakennuspalikoita: kun kaikki palikat ovat samaa sarjaa ja sopivat ongelmitta yhteen, niistä on nopeaa koota juuri se mitä tarvitset, ja yhtä helppoa purkaa ja koota uudelleen, kun tarpeesi muuttuu.
Samalla tavalla se organisaatiosi pirstaleinen data, joka aiemmin makasi hajallaan eri järjestelmissä ja dokumenteissa, jalostuu HUBissa erilaisiksi työkaluiksi. Olennaista ei meille ole työkalujen määrä, vaan se, että ne kaikki nojaavat samaan, yhteen paikkaan koottuun tietoon. Silloin jokainen, eri osastoja ja työtehtäviä varten koottu työkalu ei enää lisää hajanaisuutta, vaan ammentaa samasta lähteestä kuin kaikki muutkin.
Entä jos kuitenkin vaan päivitettäisiin vanhaa järjestelmää?
Perinteisten järjestelmien elinkaari etenee niin, että ostetaan uusi järjestelmä, joka ensin määritellään, sitten rakennetaan ja lopulta otetaan käyttöön. Kun maailma muuttuu (eli usein on jo muuttunut ennen kuin uusi järjestelmä on edes saatu käyttöön), täytyykin tilata uudistusprojekti ja kaivaa sille jostain rahoitus. Kehitysprojektien aikajänne on herkästi puolesta vuodesta vuoteen, ja hintalappu jotain pöyristyttävän ja järkyttävän välillä.
Alussa huolellisesti määritelty järjestelmä siis vanhenee ennätysnopeasti, koska liiketoimintaympäristö muuttuu jatkuvasti äärimmäisen nopeasti. Tämän vuoksi me olemme valjastaneet vaivattomat järjestelmämuutokset kilpailueduksemme.
Sen sijaan, että lisäisimme muutoksia vanhan päälle ja tekohengittäisimme jotain kankeaa ratkaisua, kokoamme järjestelmäkokonaisuuden tarvittaessa uudelleen. Data ei katoa minnekään, sillä se on tallessa alustallamme Steve the Clerk HUBissa ja järjestetään ainoastaan toisen näköiseksi. Kun muutokset onnistuvat ilman koodaamista, ei teknistä korjausvelkaakaan synny samalla tavalla kuin perinteisessä kehityksessä.
Juuri tämä erottaa juurisyyn ratkaisemisen oireen paikkaamisesta: kun perusta on kunnossa, muutos on jatkossa halpaa ja helppoa, eikä aina uusi kallis hanke.
Lue lisää Steve the Clerk HUBista
Oletteko ongelmissa oman järjestelmähimmelinne ja ohjelmistoviidakkonne kanssa, koska tieto ei edelleenkään liiku paikasta toiseen helposti?
Steve the Clerkin todellinen asiakasarvo on se, että olemme mestareita tunnistamaan juurisyyn ja hävittämään samalla eri puolilla organisaatiota näkyvät oireet. Olemmekin erinäisiä kertojasaaneet asiakaskommentin: ”en olisi osannut ajatella, että sen voi tehdä noin”.
Varaa tapaaminen, niin näytämme miten auttaisimme sinua. Rakennamme pilotin lyhyessä ajassa, jotta pääset näkemään, miltä ratkaisu näyttää käytännössä. Ratkaisumme pohjaa vaan yli kymmenen vuoden aikana rakentamaamme suomalaiseen, erittäin muuntuvaan järjestelmäalustaan, Steve the Clerk HUBiin.
Varaa tapaaminen kanssamme – keskustellaan, millä tavalle me voisimme ratkaista organisaatiosi resursseja hukkaavan ongelman.
