Tiedon yhdistäminen eri lähteistä käyttökelpoiseen muotoon on yksi 2020-luvun tietotyön kärkiongelmista. Dataa kaikissa organisaatioissa riittää, mutta hyvin tyypillisesti sen hyödyntäminen omassa työssä on kaikkea muuta kuin helppoa.
Mikä on roolikohtainen työkalu ja missä positioissa työskenteleville se on tarkoitettu? Mistä datasta tässä puhutaan? Millaisille organisaatioille tällaisesta on hyötyä?
Lue eteenpäin, niin saat konkreettisten esimerkkien kautta helposti kiinni!
Kaikkein tärkein data on kaikissa yrityksissä hyvin samankaltaista
Minkä tahansa yrityksen liiketoiminnan jatkuvuuden ja menestyksen kannalta keskeisintä dataa on
- myyntiin (mistä rahaa saadaan)
- hankintaan (mihin rahaa kuluu) sekä
- resursseihin (mihin kaikkeen meillä on henkilöstöä, materiaalia tai varaa)
liittyvä numeerinen informaatio.
Näiden lisäksi edellisiä tarkentavaa, tärkeää informaatiota muodostuu esimerkiksi tuotannonohjausjärjestelmän, asiakastietojärjestelmän ja taloushallinnon työkalujen synnyttämänä.
Dataa siis on, siitä harvemmin on kenelläkään puute. Yleinen ongelma kuitenkin on tiedon yhdistäminen eri lähteistä. Käytännössä siis eri rooleissa työskentelevien ihmisten tarvitsema data on niin hankalasti kaivettavissa eri tietolähteistä, että ihan tavalliset, liiketoimintakriittisetkin toimenpiteet vaativat manuaalista datan yhdistelyä ja järjestelmien välillä hyppimistä.
Kuulostaako vieläkin jargonilta? Mennään konkretiaan eri roolien kautta.
Tiedon yhdistäminen eri lähteistä myyntiä varten: myynti haluaa klousata kaupan ja kokoaa sitä varten tietoa eri paikoista
Otetaan esimerkiksi yritys, joka myy jotain maitopurkkia monimutkaisempaa tuotetta. Myyjä selvittää ensin asiakkaan tarpeen ja sen jälkeen pyrkii etsimään edustamastaan valikoimasta siihen parhaiten sopivan tuotteen, tuoteyhdistelmän tai palvelun.
Hän pohtii esimerkiksi seuraavia kysymyksiä
- onko tätä tuotetta mahdollista tarjota tällä yhdistelmällä?
- millä hinnalla, ehdoilla tai laskentaperusteilla tätä kannattaa viedä eteenpäin?
- kuinka nopeasti tämä tuote on luovutettavissa asiakkaalle?
Myynti ei tietenkään saa myydä mahdotonta tuotekombinaatiota mahdottomaan toimitusaikaan. Erityisesti säännellyillä toimialoilla myynnin on oltava tarkkana myös sen suhteen, että ei tule myytyä laittomia ratkaisuja.
Kuinka montaa tietolähdettä myyjän tulee käyttää rakentaakseen asiakkaan tarjouspyyntöön sopiva tarjous? Mitä monimutkaisempi tuote, sitä enemmän yleensä on tietolähteitäkin. Käytännössä myyjä itse usein toimii manuaalisena ja inhimillisenä ”tiedon yhdistäjänä”, vaikka tähän olisi saatava helppokäyttöinen ja työtä sujuvoittava ratkaisu.
Tutustu referenssitarinaan: Jyki Oy myynnin haasteet ratkesivat konfiguraattorilla – ”Tyytyväisemmät asiakkaat, virheettömämmin sujuva tuotanto ja parempi kannattavuus”
Tiedon yhdistäminen eri lähteistä tuotannolle: tuotantoa kiinnostaa, mitä asiakkaalle tarkalleen ottaen on myyty ja koska sen tulee valmistua
Oli kyse sitten valmistavasta teollisuudesta, palveluliiketoiminnasta tai muusta asiakaskohtaisesta tekemisestä, tuotteen tai palvelun konkreettisesta tuottamisesta vastaavat ihmiset ovat tietenkin kiinnostuneimpia siitä, mitä heidän tulee tehdä ja missä aikataulussa. Tärkeää on siis tietää, mitä on myyty tai asiakkaalle luvattu.
Tuotannolle tai toteutuksesta vastaaville ei kuitenkaan välttämättä kuulu hinnoitteluun liittyvät yksityiskohdat tai lopullinen kauppahinta (esihenkilötasoa tämäkin toki kiinnostaa) mutta jos kyse on esimerkiksi konkreettisesta esineestä, koneesta tai asiakaskohtaisesta kokonaisuudesta, täytyy joka ikisen ominaisuuksiin liittyvän tiedon siirtyä myynnistä tuotantoon. Näitä asiakaskohtaisia ominaisuustietoja voi olla satoja.
Eri toimialoilla termit vaihtuvat, mutta ongelma on sama: työn tekeminen vaatii kokonaiskuvaa, joka on usein hajallaan useassa eri paikassa. Millaisia tietolähteitä tuotannon esihenkilö ja toisaalta tuotannon rivityöntekijä käyttää ymmärtääkseen, mitä on myyty, missä aikataulussa sen tulee valmistua ja onko kaikki materiaali jo käytettävissä? Myynnin exceleitä sekä pdf-muotoista tilausvahvistusta, jossa myyty kokonaisuus on eritelty?
Tiedon oikeanlainen yhdistäminen tuotantoa varten on kriittinen tekijä koko liiketoiminnan kannattavuuden näkökulmasta. Jos tuotanto tai toteutus hidastelee, tekee toistuvia virheitä ja korjaa niitä jälkikäteen tai toteuttaa asiakkaalle luvatun kokonaisuuden väärillä lähtötiedoilla, on tekemiselle turha odottaa kovin hyviä katteita.
Tutustu referenssitarinaan: SKAL loi kuljetusalaa palvelevan konfiguraattoriperheen: ”Yritysten ei pidä kuluttaa energiaansa sääntöviidakon selvittämiseen”
Tiedon yhdistäminen on avainasemassa myös hankinnan onnistumisessa: ostoista vastaava huolehtii, että tarvittava materiaali on kustannustehokkaasti ja oikea-aikaisesti saatavilla
Yrityksissä, jotka valmistavat konkreettisia ja kouriintuntuvia tuotteita, on yleensä myös hankintaosasto. Hankinnan vastaavan tehtävä on varmistaa, että myynnin myymiin tuotteisiin tarvittavat materiaalit ja raaka-aineet löytyvät varastosta silloin, kun tuotanto niitä tarvitsee. Hankinnan päätöksillä on luonnollisesti myös suora vaikutus liiketoiminnan katteisiin.
Hankintaosasto siis tarvitsee näkymän niin varastojen saldoihin, myynnin pipelineen kuin tuotannonkin resursointiin. Jotain tuotannossa tarvittavaa materiaalia todennäköisesti pidetään hyllytavarana aina, kun taas jotkin tietyt raaka-aineet tilataan vain tarpeeseen.
Sama ajatus näkyy myös laajemmin tilanteissa, joissa asiakkaalle luvattu kokonaisuus vaatii oikeita resursseja oikeaan aikaan. Palveluliiketoiminnassa kyse ei välttämättä ole materiaalien saatavuudesta, vaan esimerkiksi siitä, onko tarvittava osaaminen, aika, alihankinta tai muu toteutuksen edellytys käytettävissä silloin, kun asiakastyö sitä vaatii.
Miten hankinnan vastaavan työssä on mahdollista onnistua, jos työkaluina on käytettävissä lähinnä myyjän ja asiakkaan väliset dokumentit sekä tuotannonohjausjärjestelmä? Tällaisessa tilanteessa hankinta ei voi muuta, kuin nojata hyvin paljon inhimilliseen laskupäähän ja tietojen manuaaliseen ja hitaaseen keräämiseen eri tietolähteistä.
Kuulostaa liiketoimintariskiltä, sillä rahaa tulee väistämättä sitoutumaan vääriin paikkoihin tai vääriin aikoihin.
Kiinnostuitko? Tutustu Steve the Clerk HUBiin
Tiedon yhdistäminen eri lähteistä on kriittistä johtajalle: ylin johto seuraa muun muassa kassavirtaa, varastojen arvoa, katteita sekä työntekijäresurssia
Yrityksen johdossa istuvan henkilön tulee olla perillä liiketoiminnan tilanteesta, mutta liiallinen yksityiskohtiin takertuminen tekee ison kuvan johtamisesta mahdotonta.
Miten muodostaa kokonaiskuva ja silti olla hukkumatta yksityiskohtiin, jos kokonaiskuvaan tarvittava data piileskelee hajautuneena niin taloushallinnon, tuotannon, myynnin kuin hankinnankin tiedostoissa ja järjestelmissä?
Ongelma ratkaistaan yleensä erilaisilla exceleillä, joiden manuaalinen päivittäminen tietoa eri paikoista keräämällä ei ole järin fiksua ajankäyttöä etenkään liiketoiminnan johdosta vastaavalle henkilölle. Tässäkin roolissa tarvittava, tietoa oikealla tavalla eri lähteistä yhdistelevä työkalu näkyy siis ihan suorana ajansäästönä.
Roolikohtaiset näkymät organisaation keskeiseen dataan sujuvoittaa työtä jokaisella osastolla
Edellä mainitut roolit ovat vain esimerkkejä tyypillisestä suomalaisesta organisaatiosta. Palveluliiketoiminnassa roolit poikkeavat valmistavasta teollisuudesta jonkin verran, ja toisilla toimialoilla ohjaavaa ja velvoittavaa sääntelyä on enemmän kuin toisilla.
Mutta miten paljon yksinkertaisempaa jokaisen organisaation jokaisella osastolla työskentely olisi, jos kaikki yrityksen liiketoimintakriittinen data olisi kerätty yhteen, tietoturvalliseen muotoon, ja josta olisi mahdollista ketterästi rakentaa kunkin osaston työnkuvaa parhaiten palveleva, intuitiivinen työkalu?
Myyjällä olisi varmuus mahdollisista tuotekombinaatioista, hinnoista ja tuotantoajoista.
Tuotannolla tarkat tiedot myydyistä kokonaisuuksista ja aikatauluista.
Hankinnalla selkeä käsitys vaadittavista materiaaleista ja varastoista.
Johdolla dataan pohjaava, ajantasainen kuva liiketoiminnan tilanteesta ja kehitystrendeistä.
On aika lopettaa kymmenien järjestelmien välillä hyppiminen ja yhdistää hajallaan oleva data helppokäyttöiseen muotoon
Steve the Clerk HUB on suomalainen alusta, johon organisaation kaikki data voidaan mallintaa helppokäyttöiseen muotoon. Oli kyse CRM:n tai ERP:n datasta, exceleistä, pdf:stä, hiljaisesta tiedosta kokeneimpien työntekijöiden muistissa tai vaikkapa isosta määrästä tuotedataa… Kaikki on mallinnettavissa Steve the Clerk HUBiin.
Parasta tässä on, että kaikkea ei ole pakko tehdä kerralla ja paisuttaa projektia massiiviseksi: tartumme mielellämme kiinni organisaatiosi kinkkisimpään tiedon keräämisen haasteeseen ja aloitamme siitä.
Millä osastolla teillä tuskaillaan eniten?
Anna meidän näyttää, miten ratkaisisimme jonkin teille merkityksellisen – vaikka ihan pienenkin – ongelman
Ongelma voi olla sellainenkin, että pärjäilette sen kanssa arjessa, mutta se kuitenkin koko ajan ärsyttää ja hukkaa resursseja.
Rakennamme pilotin lyhyessä ajassa, jotta pääset näkemään, miltä HUB ja teille suunniteltu ensimmäinen työkalu näyttää käytännössä. Takaamme, että saat nopeasti konkreettisia hyötyjä. Varaa tapaaminen kanssamme!
